中小型互联网企业如何管理企业文档库

发布日期:2018-02-06 17:47:24

       很多公司想有一个企业知识管理库,更有利于公司的发展,另一方面还可以对后来的员工加入对公司有很深的理解,那么这个时候就需要管理文档知识库,那么互联网企业如何管理自己的企业文档知识库呢?
  1.首先它得是知识

  在企业协作过程中,往往能产生大量的信息和文档。

  对于信息,大到企业发展战略协作讨论会,小到前台妹纸留言你拿快递,还有微信让同事给你带早餐等。在无数的交流而产生的信息中,信息本身的价值高低不同,高价值的信息分辨起来其实并不难,比如一场公司内部技术专家在微信上的语言加文字分享,内容有独到的见解,有深度,将这些信息稍稍整理,便是有较高价值的信息。我称它为知识,应该没人反对吧?
    
  对于文档,有在项目管理过程中产生的,例如调研报告、实施方案,验收标准等;有企业培训中陆续产生的,例如新成员培训文档;有职业技能提升的,例如销售部成员的销售技巧提升方法文档等;有行业认知类的文档,例如行业分析报告,友商产品评估报告等;有公司举办线下活动的方案;有市场部出品的,例如PR稿;有ceo或高管参加行业大会的演讲稿等。我称他们为企业中的知识,应该也没人反对。

  2.如何产出高质量知识?

  一客服是觉得管理者得带头,比如写写行业变革观察、读书体会、有见解的演讲稿等;二是鼓励公司内部有有一定写作功底的成员,你会发现有时他们出的活儿也还不错,甚至能让你眼前一亮;三是鼓励全员养成在做事之后写执行总结、报告的习惯;四是培养乐于总结、沉淀、分享的知识型团队氛围。请相信,培养成员的自发性比强制下一个行政命令要有效的多。

  3.如何构建企业文档库?

  1.   我觉得无论是公司自己开发,还是从世面上找现成的,这个文档库至少需要具务以下几个要素:

  一是它具备永久存储时限,可别刚存了一段时间发现它自己没了;

  •   二是要有无限的存储空间,公司在发展,人员在增加,数据量会日益增多,互联网时代,要求无限的存储空间一点都不难;

  三是要有基本的分类,比如这个平台至少预设了企业网盘和个人网盘,同时还可以在根目录下创建多级文档夹,这是为了分类管理,不至于各类文档混乱放置;

  四是让知识可以动起来,比如它被放到这个平台某文件夹下,它可以被一个链接快速分享给企业内部或企业外部(有时客户想看资料,邮箱而你电脑上没有,于是这个平台就成为资源库);

  五是要有精细的权限控制,比如是公开类文档,或私有化文档,而对于私有化文档,当前文档中每个可见成员的控制权限又不一样,有人可编辑,而有人只能看等。有道云协作就完全可以满足这一点,可以在线编辑,可以设置权限,有人可看有人不可看,有人可编辑有人不可编辑,而且空间大,打开速度,安全稳定,企业放里面完全不用担心,谁操作了什么都可以看到,完全不用担心员工离职带走自己的企业的资料。


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